MOZAIK Clean : vue d’ensemble

MOZAIK Clean intègre l’ERP entretien et soutient la gestion et le contrôle d’une entreprise de nettoyage dans son ensemble. En tant que référence des métiers mobiles du nettoyage, Penbase est le premier éditeur à utiliser le NFC (Near Field Communication), également nommée « technologie du paiement sans contact », dans le domaine du service à la personne.

La gestion d’une entreprise de propreté revient parfois à jongler simultanément entre plusieurs dizaines d’agents de terrain opérant sur de nombreux chantiers de nettoyage. Ces données risquant de générer des difficultés de suivi de l’entreprise de nettoyage, en 2015, Penbase démocratise son application de pointage et la rend accessible au téléchargement sur les appareils mobiles tels que smartphones et tablettes depuis Google et Apple Stores.

Pour éviter les écueils de gestion d’une PME d’entretien, Penbase crée et édite le logiciel MOZAIK Clean. Dédié au suivi des chantiers de propreté, ce logiciel pour société de nettoyage offre une administration sécurisée, simple et efficace, des heures passées par chaque agent de nettoyage sur un ou plusieurs chantiers. Chaque agent ayant installé l’application sur son smartphone personnel ou sur celui fourni par Penbase, renseigne l’heure de son arrivée sur le lieu d’intervention et celle de son départ, justifiant ainsi du temps véritablement passé sur place.

Le logiciel de gestion d’une entreprise de nettoyage est fluide et performant. Il est composé de plusieurs applications métiers : agent, manager et client qui, connectées les unes aux autres, forment un concept homogène.

MOZAIK Clean en détail

Véritable écosystème, ce logiciel d’entreprise de propreté met en œuvre le planning de l’entreprise de nettoyage et centralise les informations relatives aux heures de travail effectuées par chaque agent en possession de son « module de pointage propreté ».
MOZAIK Clean, LA solution de pointage et de suivi des entreprises de nettoyage se scinde en trois modules : Manager, Agent et Connect.

MOZAIK Manager : gestion d’une entreprise de propreté et pilotage de l’activité de nettoyage chez les clients

C’est la partie gestion de la PME d’entretien. Dédiée au personnel d’encadrement, elle permet :

• d’établir la planification de l’entreprise de nettoyage et le suivi de l’entreprise d’entretien à travers la gestion de chaque intervention ;
• de recevoir une notification lors de l’intervention de chaque agent d’entretien ;
• d’être informé des retards, des défauts de planning de l’entreprise de ménage ou de toute autre défaillance de l’intervenant lorsqu’il est chez le client (alertes, signalement) ;
• de valider efficacement que la prestation de nettoyage a bien été effectuée dans le temps de travail imparti ;
• d’exploiter les pointages pour calculer les heures dépensées pour un client spécifique sur une période ;
• d’utiliser les informations de pointage mises à la disposition de l’encadrement pour faire du reporting ;
• d’extraire et d’exporter les données essentielles vers des logiciels comptables ou vers des tableurs.

L’application est disponible dans Google Store et Apple Store et son installation est simple et rapide. Au format logiciel web, le module Manager est accessible depuis tous les navigateurs. Il autorise d’une part, la gestion de la solution MOZAIK Clean au niveau des agents et d’autre part, le suivi de l’activité via leurs pointages.

L’écran apparaît sous forme de tableau à double entrée, synthétisant le type d’intervention et les heures travaillées pour une journée clairement identifiée. Selon le paramétrage du logiciel, le gestionnaire obtient une comparaison entre le temps prévu et le temps passé. Il est informé des écarts et du modèle de pointage de chaque agent.
Le gestionnaire a l’opportunité d’exporter les données récoltées via le module Manager vers des logiciels comptables ou des tableurs.

MOZAIK Agent : pointage digital des heures de travail

Application sur smartphone :
Conçu pour simplifier le pointage des agents sur le chantier de nettoyage qui leur est attribué, ce module s’installe sous la forme d’une application sur tout appareil nomade, tel que le smartphone, personnel du salarié ou celui fourni par Penbase. La fonction principale du module MOZAIK Agent est le pointage digital des heures de travail sur le chantier de propreté où il intervient.

Sous cette forme, l’application de pointage-nettoyage autorise :

• les pointages en temps réel et par zone ;
• l’accès au planning de l’entreprise de nettoyage ;
• l’envoi de photos, utiles selon la situation ;
  la sécurité de l’agent : lorsqu’un agent isolé se trouve dans une situation périlleuse nécessitant l’intervention d’un tiers, le dispositif DATI (Dispositif d’Alarme pour Travailleur Isolé) favorise l’envoi d’un signal d’alerte afin de prévenir les secours ;
• la validation des tâches de nettoyage à réaliser.

L’écran de l’application de la société de nettoyage installée sur le smartphone du salarié est convivial. En tenant compte du manque éventuel de connaissances informatiques, Penbase a voulu une utilisation intuitive qui ne nécessite aucune formation préalable.

Un écran d’accueil donne les horaires de la « Prochaine intervention » ainsi que l’opportunité d’accéder rapidement au planning et au module de pointage. Ce dernier fournit les informations utiles à l’agent : horaires effectifs (heure arrivée et heure départ), date et horaires demandés par le client, coordonnées de ce dernier (nom et adresse physique) et numéro(s) de téléphone du contact chez le client

Penbase Pocket

Fabriqué en France, le Penbase Pocket se présente sous la forme d’un boîtier de pointage numérique. Réputé pour être robuste et fiable, l’agent l’utilise comme une pointeuse fixe sur zone ou en mobilité sur différents chantiers.

Il suffit d’un clic depuis le logiciel pour attribuer ou réattribuer le boîtier Penbase Pocket à un site propreté ou à un salarié mobile.

Les caractéristiques du Penbase Pocket sont les suivantes :

• couverture réseau : environ 98 % de la population ;
• autonomie de la batterie rechargeable : environ 1 mois ;
• pointage NFC : temps réel (pointage par zone) ;
• étanchéité : norme IP67 ;
• protection : coque en plastique épais souple.

Borne Taqt One

La borne Taqt One met fin à la feuille d’émargement papier, considérée aujourd’hui comme peu hygiénique. En étant installée sur site, son affichage dynamique informe sur les dernières interventions. En présentant son badge NFC lors du pointage, l’agent fait en sorte que les données remontent en temps réel jusqu’au personnel d’encadrement.

Outre le faire de renforcer le suivi des agents présents sur le terrain, Taqt One simplifie la gestion des incidents et d’une manière générale, satisfait les utilisateurs.

Les critères de la borne Taqt One sont décrits ci-dessous :

• boîtier connecté ;
• autonomie : supérieure à 8 ans ;
• installation : scotch double-face ;
• fabrication française ;
• sécurité des utilisateurs : film antibactérien et antiviral ;
• boutons sans contact.

S’il arrive que le réseau soit occupé, la transmission utilise un système de « retry » et les informations sont transmises avec un léger décalage, dès que la connexion réseau est rétablie.

MOZAIK Connect : portail web des clients pour une information automatique en temps réel

MOZAIK Connect est le portail Internet dédié à la clientèle. Sur celui-ci les clients suivent les prestations, assurent un contrôle de la société de nettoyage dans leurs locaux et peuvent se faire une idée plus précise de la qualité de ladite entreprise de nettoyage.

Un paramétrage spécifique réalisé par chaque client en fonction de ses attentes, lui donne accès à plusieurs niveaux d’informations ; par exemple, assurer un contrôle sur les prestations réellement effectuées ou remonter des signalements de l’agent.
Le module MOZAIK Connect s’insère dans le système CRM nettoyage, relevant de la stratégie de gestion de la relation et des interactions entre l’entreprise de nettoyage, ses clients et ses prospects. Le système CRM a donc deux objectifs :

• l’interaction permanente avec les clients, et
  la rationalisation des processus communs de façon à améliorer la rentabilité générale.

MOZAIK Clean : ce qu’il faut retenir

MOZAIK Clean est un logiciel d’entreprise de ménage multi-plateformes, performant et convivial. Les modules Agents et Manager favorisent grandement la bonne gestion de l’entreprise d’entretien alors que côté client, le module Connect fournit des informations pour une analyse réaliste des données. La clientèle peut alors optimiser les interventions du personnel d’entretien dans ses locaux. La sécurité des accès aux divers appareils est garantie par un niveau élevé d’authentification.